One erleichtert das Management von Schichten und die Planung von Abdeckung in Shifts. Du kannst Schichten erstellen, bearbeiten und tauschen, Abdeckung für dein Team aufbauen und Änderungen veröffentlichen, indem du einfach beschreibst, was du benötigst, in deinen eigenen Worten.
Überblick
Mit One in Shifts kannst du den Zeitplan deines Teams durch ein Gespräch verwalten, anstatt jede Änderung manuell im Planer vorzunehmen.
Du kannst One bitten:
- Schichten zu erstellen oder zu bearbeiten
- Ruhetage hinzuzufügen
- Schichten zwischen zwei Mitarbeitenden zu tauschen
- Abdeckung basierend auf den Bedürfnissen deines Teams zu erstellen
- Abdeckung auf mehrere Tage anzuwenden
- Die Abdeckung der Vorwoche wiederzuverwenden
- Die Stunden für einen bestimmten Tag zu ändern
- Tage aus einem Abdeckungsplan zu entfernen
- Deine Änderungen zu veröffentlichen, mit oder ohne Benachrichtigung der Mitarbeitenden
One zeigt dir die Änderungen, die es vorhat vorzunehmen, und fragt dich, ob du sie bestätigen möchtest, bevor sie angewendet werden. Änderungen bleiben als Entwürfe, bis du sie veröffentlichst, sodass du die Kontrolle über den Zeitplan deines Teams behältst.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Verwende One, wenn du Änderungen am Zeitplan deines Teams vornehmen oder schnell eine Abdeckung planen musst, insbesondere wenn dieselbe Änderung an mehreren Tagen angewendet werden muss.
Zum Beispiel, anstatt Schichten für jeden Tag manuell hinzuzufügen, kannst du sagen:
"Am Dienstag benötige ich zwei Verwaltungsmitarbeitende, die von 9:00 bis 18:00 Uhr arbeiten."
Du kannst dann One bitten, dieselbe Abdeckung für den Rest der Woche anzuwenden, einen bestimmten Tag anzupassen oder die Abdeckung der Vorwoche wiederzuverwenden.
Wie man es verwendet
Schichten erstellen oder ändern
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Shifts
- Öffne One
- Beschreibe die Änderung, die du in deinen eigenen Worten vornehmen möchtest. Zum Beispiel:
- "Erstelle eine Schicht für Thomas am Montag von 9:00 bis 17:00 Uhr"
- "Ändere Marias Schicht am Mittwoch auf 10:00–18:00 Uhr"
- "Tausche die Schichten am Montag zwischen Thomas und Maria"
- One zeigt dir die Änderungen, die es vornehmen wird
- Überprüfe die vorgeschlagenen Änderungen
- Bestätige die Änderungen
- Die Änderungen werden als Entwürfe in Shifts gespeichert
- Wenn du bereit bist, veröffentliche die Entwürfe
Abdeckung planen
- Gehe zu Shifts
- Öffne One.
- Beschreibe die Abdeckung, die du benötigst
- Zum Beispiel: "Am Dienstag benötige ich zwei Verwaltungsmitarbeitende, die von 9:00 bis 18:00 Uhr arbeiten."
- One überprüft die bereitgestellten Informationen und fragt nach fehlenden Details, wie dem Namen oder dem Arbeitsbereich
- Gib die fehlenden Informationen an
- Überprüfe die Abdeckung, die One vorschlägt
- Bestätige die Änderungen
- Bitte One, die Abdeckung auf andere Tage zu verlängern, die Abdeckung der Vorwoche wiederzuverwenden, die Stunden eines bestimmten Tages zu ändern oder Tage bei Bedarf zu entfernen
- Veröffentliche die Änderungen, wenn du bereit bist
Änderungen veröffentlichen
- Überprüfe die Schichten oder die Abdeckung, die du erstellt oder geändert hast
- Bestätige die vorgeschlagenen Änderungen mit One
- Bitte One, die Entwürfe zu veröffentlichen
- Wähle, ob du die betroffenen Mitarbeitenden benachrichtigen möchtest
- Bestätige die Veröffentlichung
- Du kannst deine Änderungen direkt aus dem One-Gespräch veröffentlichen, ohne Shifts zu verlassen
One fragt nach zusätzlichen Informationen, wenn es diese benötigt, um deine Anfrage zu vervollständigen. Zum Beispiel, wenn es darum geht, Abdeckung zu erstellen, muss es möglicherweise den Namen der Person oder den Arbeitsbereich wissen. Gib die angeforderten Informationen an und One wird mit der Planung fortfahren.
Änderungen, die über One vorgenommen werden, bleiben Entwürfe, bis du sie veröffentlichst. Wenn du eine Änderung vorgenommen hast, die jedoch nicht veröffentlicht wurde, überprüfe die Entwürfe und bitte One, sie zu veröffentlichen, wenn du bereit bist.
Wenn du nicht möchtest, dass Mitarbeitende noch benachrichtigt werden, kannst du die Änderungen als Entwürfe behalten und sie später veröffentlichen. Wenn du sie über One veröffentlichst, kannst du wählen, ob du die betroffenen Mitarbeitenden benachrichtigen möchtest.
Wenn One die Änderung nicht vorgenommen hat, die du erwartet hast, überprüfe die vorgeschlagenen Änderungen, bevor du sie bestätigst. Wenn nötig, bitte One, die Anfrage anzupassen und die neue Vorschlag zu überprüfen, bevor du ihn bestätigst.
Tipps und bewährte Praktiken
- Beschreibe, was du benötigst, natürlich: Du musst keine spezifischen Befehle verwenden. Erkläre die Änderung, wie du es einer anderen Person gegenüber tun würdest.
- Sei spezifisch, wenn möglich: Füge den Tag, die Uhrzeit, den Mitarbeitenden und den Arbeitsbereich hinzu, wenn relevant.
- Verwende One für wiederholte Änderungen: Wenn dieselbe Abdeckung an mehreren Tagen gilt, bitte One, sie zu verlängern, anstatt jeden Tag manuell zu erstellen.
- Wiederverwenden der vorherigen Planung: Bitte One, die Abdeckung der Vorwoche zu kopieren, wenn der Zeitplan ähnlich ist.
- Überprüfen, bevor du veröffentlichst: Änderungen bleiben Entwürfe, bis du sie veröffentlichst, sodass du die Möglichkeit hast, den Zeitplan zuerst zu überprüfen.
- Benachrichtige Mitarbeitende, wenn es angemessen ist: Du kannst wählen, ob du die betroffenen Mitarbeitenden beim Veröffentlichen von Änderungen benachrichtigen möchtest.
FAQ
-
Kann ich Schichten mit One erstellen?
Ja. Du kannst One bitten, Schichten zu erstellen, indem du den relevanten Mitarbeitenden, den Tag und die Arbeitszeiten angibst.
-
Kann ich vorhandene Schichten bearbeiten?
Ja. Du kannst One bitten, vorhandene Schichten zu ändern, zum Beispiel die Arbeitszeiten für einen bestimmten Tag zu ändern.
-
Kann ich Schichten zwischen Mitarbeitenden tauschen?
Ja. Du kannst One bitten, Schichten zwischen zwei Mitarbeitenden zu tauschen.
-
Kann One die Abdeckung für eine ganze Woche planen?
Ja. Du kannst die Abdeckung, die du benötigst, beschreiben und dann One bitten, sie auf andere Tage der Woche zu verlängern.
-
Kann ich die Abdeckung der Vorwoche wiederverwenden?
Ja. Du kannst One bitten, die Abdeckung der Vorwoche wiederzuverwenden und sie bei Bedarf anzupassen.
-
Werden Änderungen automatisch veröffentlicht?
Nein. Änderungen bleiben Entwürfe, bis du sie veröffentlichst. One zeigt dir, was es plant zu ändern, und fragt dich, ob du die Änderungen bestätigen möchtest, bevor sie angewendet werden.
-
Kann ich Änderungen aus One veröffentlichen?
Ja. Du kannst deine Entwürfe direkt aus dem One-Gespräch veröffentlichen, ohne Shifts zu verlassen.
-
Kann ich wählen, ob Mitarbeitende benachrichtigt werden?
Ja. Beim Veröffentlichen von Änderungen über One kannst du wählen, ob du die betroffenen Mitarbeitenden benachrichtigen möchtest.
-
Kann One Ruhetage hinzufügen?
Ja. Du kannst One bitten, Ruhetage für deine Mitarbeitenden hinzuzufügen, einschließlich aus einer Excel-Datei mit dem Zeitplan deines Teams. Wenn die Ruhetage nicht sofort in Shifts erscheinen, nachdem One sie erstellt hat, aktualisiere die Seite.